Hoeveel tijd ben je kwijt met het beantwoorden en/of doorsturen van standaard e-mailberichten? Een groot gedeelte van deze e-mails zouden ook beantwoord kunnen worden door Offistente. Wij vervullen de rol van een flexibel secretariaat. Vooraf spreken we af hoe jij wilt dat wij de e-mails afhandelen en welke e-mails doorgestuurd moeten worden.

Datumprikkers uitzetten, afspraken maken, vergaderingen en bijeenkomsten inplannen. Je agendabeheer is in goede handen bij Offistente en de afhandeling gaat zoals jij het hebben wilt.

Een vergadering of bijeenkomst organiseren brengt elke keer weer een aantal vaste werkzaamheden met zich mee. Denk aan een uitnodiging, het registreren van de deelnemers, het opstellen van een agenda of programma, het reserveren van een ruimte, het zorgen voor koffie en wellicht een broodje, sapje en een soepje en het versturen van de notulen of handouts van een presentatie achteraf.

Offistente regelt het van voor tot achter en kan indien gewenst zelfs spreekkamers en catering faciliteren in “de Werktuin” waar wij gevestigd zijn. Neem contact met ons op voor alle mogelijkheden.

Voor grotere evenementen, activiteiten en projecten hebben we ook onze specialistische diensten op het gebied van project & evenementen support beschikbaar.

Standaard brieven, productinformatie, een brief of e-mail naar aanleiding van een eerste klantcontact… allemaal zaken die belangrijk zijn om snel, goed en efficiënt af te handelen. Zou het niet fijn zijn als je je basis correspondentie uit handen zou kunnen geven? Offistente neemt het graag van je over.

Documenten op papier nemen veel plaats in beslag. Gedigitaliseerde papieren kunnen echter gemakkelijk en compact worden opgeslagen op je computer met bijvoorbeeld een online backup om nooit iets kwijt te raken. Offistente kan ook worden ingezet voor het scannen en archiveren van correspondentie, rekeningen, contracten, klanten- of andere dossiers. Wij helpen je hier graag mee.

Het invoeren van allerlei soorten gegevens is voor veel ondernemers een terugkerende en tijdrovende klus. Het kan gaan om gegevens en informatie die per e-mail binnenkomen en verwerkt moeten worden in een administratie, CMS, CRM of ERP systeem. Maar ook bijvoorbeeld wanneer een nieuw systeem in gebruik wordt genomen en er moeten heel veel gegevens ineens ingevoerd worden… Offistente neemt dit soort werk graag uit handen.

Je kent het wel… een prachtige website online maar de informatie is oud en achterhaald en het laatste nieuwsberichtje stamt van 3,5 jaar geleden. Dat wil je niet voor jouw organisatie of bedrijf. Offistente zorgt in overleg voor regelmatige updates en actuele informatie. Is je website sowieso aan verfrissing toe qua design en techniek? Kijk dan eens naar onze Marketing support diensten waar het specialisme bij onze partner en de specialist op dit gebied, 2MKB blijft!

Ben je actief op Social media, alleen ‘aanwezig’ of volledig absent? De verschillende social media kanalen kunnen een zeer gericht communicatiemiddel zijn met en naar jouw doelgroep. Kijk eens bij onze marketing support diensten wat we op dit gebied voor je kunnen betekenen samen met onze specialistische partner 2MKB! Goed en effectiefbeheer van je Social Media kost je tijd, veel tijd maar levert gegarandeerd leads op die je anders zou missen. Offistente kan je helpen met het onderhoud van jouw social media acitiviteiten.

Op veel vragen van (potentiële) klanten kunnen standaard antwoorden gegeven worden. Toch blijft het van het grootste belang dat die antwoorden adequaat gegeven worden en daar heb jij of je medewerkers niet altijd gelegenheid voor. Offistente maakt samen met jou een draaiboek zodat klanten zowel telefonisch als per e-mail op de juiste manier geïnformeerd worden. Je kunt ten slotte maar 1 keer een eerste indruk maken en die moet goed zijn!

Of je nu een bedrijf hebt met klanten, een vereniging met leden of een praktijk met patienten… een goede, overzichtelijke en boven alles een actuele relatiedatabase is een must voor elke organisatie en iedere ondernemer. Offistente zet een dergelijke database graag voor je op en we zijn ook in staat om deze te beheren en te steeds te actualiseren. We maken dan vooraf afspraken over welke informatie je wilt bijhouden en bewaren en over hoe de informatie wordt aangeleverd. Natuurlijk passen we dan ook meteen samen de privacyverklaring aan volgens de Europese privacy regelgeving (AVG).

Welke diensten je ook levert, welke activiteiten je ook ontplooit en wat je doelgroep ook is… je wil altijd weten waar jouw doelgroep behoefte aan heeft, wat ze vinden van je diensten, activiteiten of producten en hoe je deze kunt verbeteren. Met andere woorden; er zijn legio voorbeelden te bedenken waarbij informatie ‘opgehaald’ moet worden. Dat kan door middel van een enquête, een vragenlijst of door in gesprek te gaan met de mensen uit jouw doelgroep. Het punt is vaak dat dit veel tijd in beslag neemt en je hebt maar 24 uur op een dag. Laat Offistente hiermee helpen, eenmalig of op regelmatige basis.

Overeenkomsten, afspraken en contracten hebben allemaal 1 ding gemeen. Ze zijn pas echt wat waard als ze goed vastgelegd worden. Offistente kan op basis van een vaste vooraf overeen te komen handelswijze voor jou zorgen dat de vastlegging van gemaakte afspraken correct gebeurd.

Ook al is je product maatwerk, vaak zijn offertes voor een groot gedeelte opgebouwd uit repeterende inhoud. Met de juiste informatie en een goed draaiboek dat we samen maken aan het begin van de opdracht, neemt Offistente je heel veel werk uit handen met betrekking tot het maken en versturen van offertes en prijsopgaven. Zou het niet fijn zijn als je de tijd die je nu in de avonduren kwijt bent aan het opstellen van offertes weer aan je gezin kunt besteden? Samen maken we dit mogelijk!

Netwerken, mensen ontmoeten, offertes maken, opdrachten binnen halen, die opdrachten uitvoeren… je hebt het er hartstikke druk mee. Na het uitvoeren van de ene opdracht duik je alweer op de volgende klus en voor je het weet vergeet je dat het geleverde werk gefactureerd wordt! Een veel voorkomende situatie bij met name de zelfstandige ondernemers en het klein bedrijf, die leidt tot liquiditeitsproblemen. Laat Offistente jouw facturering verzorgen zodat dit nooit een probleem meer hoeft te zijn.

Wanneer werk is geleverd en facturen zijn verstuurd is het de bedoeling dat jouw klant binnen de afgesproken betaaltermijn zijn rekening voldoet. Helaas komt het regelmatig voor dat betalingen te laat of zelfs helemaal niet binnen komen. Veel kostbare uren en ergernis gaan dan zitten in het na bellen en versturen van herinneringen en aanmaningen. Daarbij is dat vaak een ongemakkelijke taak omdat je jouw klant toch aan je bedrijf wilt blijven binden. Heerlijk om je te kunnen verschuilen achter het externe debiteurenbeheer door Offistente. Zakelijk en doelgericht maar klantvriendelijk en.. het scheelt jou weer zeeën van tijd die je veel beter kunt besteden!